De første oplevelser i et nyt job gør hele forskellen for en nyansat. Hvor godt de føler sig tilpas, hvor velkomne de føler sig, hvor godt de føler sig støttet, er i høj grad med til at forme resten af deres rejse hos den pågældende arbejdsgiver. Medarbejdere, der er utilfredse fra starten, er ofte ikke i stand til at vende udviklingen. De forlader virksomheden, og virksomheden skal starte rekrutteringsprocessen forfra med store omkostninger.

Det er derfor, at medarbejdernes velfærd er vigtig, og det er derfor, at det er vigtigt at støtte og pleje positive relationer med medarbejderne fra starten. Det er derfor, at onboarding er vigtigt.

I denne guide til start af medarbejdere vil vi i detaljer beskrive, hvad onboarding er, hvad det dækker, og strategier til at gennemføre det med succes. Vi vil også give nyttige praktiske tips i form af tjeklister over ressourcer og udstyr og praktiske vejledninger.

Hvad er en onboarding-proces for medarbejdere?

Ingen går ind på den første dag på et nyt job og er klar til at sætte sig ned og arbejde. Der er uundgåeligt en indlæringskurve forbundet med at sætte sig ind virksomhedens politikker, processer og it-systemer, og hvor man kan finde alt det, man har brug for. Ikke at forglemme, er der at lære nye kolleger at kende og finde rundt i virksomheden.

Derudover er der en lang række administrative opgaver forbundet med at få en ny medarbejder oprettet som en del af virksomheden. Samt noget andet mindst lige så vigtig, men væsentligt sværere at definere som specifikke opgaver, består i at få en nyansat til at føle sig velkommen og integrere ham/hende som en del af teamet. 

Det er ikke altid let at starte på et nyt job i en ny rolle. Det er helt naturligt, at folk er bekymrede over det. Det er i alles interesse at du gør alt hvad du kan, for at få en nyansat til at føle sig glad og hjemme, så han/hun kan arbejde efter bedste evne og yde det positive bidrag, som han/hun blev ansat til.

Onboarding er en samlet betegnelse for alt det, der har at gøre med at byde en ny medarbejder velkommen og integrere vedkommende. Der er meget, som arbejdsgiverne skal tænke på, lige fra kontorartikler til virksomhedskreditkort.

Virksomheder udvikler formelle onboarding-processer for at gøre det hele så glat og problemfrit som muligt, for at fremskynde tingene og i sidste ende øge chancerne for, at en nyansat bliver et positivt, produktivt og succesfuldt medlem af teamet.

Før opstart

En stor del af den administration, der er forbundet med indslusning af en ny medarbejder, kan gøres før startdatoen. Den indledende fase er nok blevet endnu vigtigere med den stigende udbredelse af fjernarbejde, da det betyder, at flere opgaver skal udføres digitalt i stedet for personligt.

Nogle af de vigtigste opgaver før opstart er:

• Gennemførelse af baggrundskontrol og bekræftelse af ansøgerens identitet
• Udfyldelse af det nødvendige papirarbejde f.eks. underskrivelse af kontrakter, eventuelle fortrolighedsaftaler for medarbejdere osv.
• Opsætning af it-konti og tilladelser f.eks. en virksomheds e-mail, brugerprofiler og adgangskoder osv.
• Tilføjelse af den nye person til lønsystemet og HR-databasen
• Hvis den nye medarbejder skal arbejde på stedet, skal du sørge for sikkerhedsadgang f.eks. digitale adgangskort eller data til biometrisk adgang
• Hvis medarbejderen skal arbejde eksternt, skal der foretages en undersøgelse af deres behov for udstyr til hjemmekontoret, herunder en ergonomisk vurdering. Alt, hvad der er nødvendigt, skal sendes i god tid før startdatoen
• Afsendelse af et officielt velkomstbrev/en officiel velkomstmail

Uddannelse og udvikling

Selv dygtige medarbejdere har brug for tid til at finde sig til rette i en ny rolle. Der vil uundgåeligt være aspekter, som de skal lære over en længere periode end den indledende introduktion, hvad enten det drejer sig om virksomhedsspecifikke arbejdsmetoder eller om at få styr på nyt udstyr eller nye it-ressourcer.

Dette sidste trin i onboarding-processen kan tage alt fra et par uger til flere måneder, afhængigt af virksomhedens karakter og stillingens rolle. Nogle virksomheder vælger at køre en formel prøveperiode, hvor præstation og udvikling overvåges i en fast periode, og hvor ansættelse efter denne periode er afhængig af, at bestemte mål nås.

Selv hvis en virksomhed ikke vælger prøveperiode, er det almindeligt at have planlagt kontrolpunkter på forhånd - f.eks. efter en måned, tre måneder og seks måneder. Disse bruges til at gennemgå fremskridt og præstationer, men også til at tjekke ind med den nyansatte for at høre hans/hendes mening om, hvordan han/hun er ved at finde sig til rette. 

Den måde, som en virksomhed vælger at gennemføre uddannelse/træning af nye medarbejdere på, er åben. Det kan være at følge en eksisterende medarbejder eller få vedkommende til at fungere som mentor, individuel undervisning, fjernundervisning, at blive sendt på et eksternt uddannelseskursus eller en kombination af disse muligheder. 

Tjekliste for introduktion af nye medarbejdere

Som du kan se, er der meget at tænke over, når det handler om effektiv introduktion af nye medarbejdere. Det hjælper at have en klar plan. Det er også vigtigt at have en tjekliste over de ting, du skal sørge for, så du ikke glemmer noget.

Mennesker har brug for en række forskellige former for udstyr og ressourcer, for at kunne udføre deres arbejde korrekt. I de dage, hvor næsten alle arbejdede i virksomhedens lokaler, blev det taget for givet, at virksomheden ville sørge for alt dette.

Men med fremkomsten af fjernarbejde er det blevet mere en gråzone. Antager du, at nye medarbejdere har deres egne enheder at arbejde fra? At de har alt det brevpapir og andet kontorudstyr, de måtte have brug for?

Som arbejdsgiver er det bedre ikke at gå ud fra noget. Hvis du foretager en undersøgelse af, hvad den nye medarbejder har og ikke har, inden han/hun begynder, kan du lukke eventuelle huller.

Her er et eksempel på, hvordan en tjekliste for introduktion kan se ud. Det er en praktisk ressource til at spørge fjernarbejdere om, hvad de har brug for. Men det er også en påmindelse om, hvad du skal give nye medarbejdere, når de kommer ind på kontoret.

Tjekliste for nye ansatte inden for IT

Telefon

• Tillæg til virksomhedens mobiltelefon eller BYOD
• Skrivebordstelefon
• VOIP/Soft phone
• Virksomhedens voicemailboks

IT-hardware

• Stationær computer
• Laptop
• Monitor
• Tastatur og mus
• Webcam
• Flash-drev

E-mail

• Brugerkonto 
• Adgang til virksomhedens mailbox

Software og applikationer

• Downloads og installationer
• Nye brugerkonti - brugernavn og adgangskoder
• Produktivitet i skyen - Microsoft Office 365, Google Workstations
• Samarbejdsløsninger - Teams, Slack
• Personlig og delt lagring - Dropbox, OneDrive, Google Drive

Netværk og sikkerhed

• Trådløs router
• VPN
• Firewalls
• Anti-malware
• Filter til beskyttelse af personlige oplysninger på lås og skærm

Tjekliste for udstyr til hjemmekontoret

Kontorudstyr

• Printer
• Makulator

Papirvarer

• Notesblokke og notesbøger
• Memotavle

Arkivering og opbevaring

• Opbevaringsbokse
• Skrivebords organiseringsenheder
• Ringordnere og mapper

Tjekliste til forbedring af ergonomien på din arbejdsplads

I mange lande har arbejdsgiverne en lovmæssig pligt til at beskytte de ansatte mod arbejdsskader. Det drejer sig ikke kun om sundheds- og sikkerhedsbeskyttelse omkring tunge maskiner i industrien. Den gælder for alle typer arbejdspladser, herunder kontorer og hjemmekontorer.

For kontorarbejdere er den største sundhedsrisiko den langsigtede virkning af at sidde stille ved et skrivebord i timevis. Hvis man sidder i den forkerte stilling eller med den forkerte kropsholdning, kan det føre til skader på bevægeapparatet. 

Derfor er ergonomi blevet så vigtigt. Ergonomi er den bevidste indretning af arbejdspladsen og udformning af udstyr for at mindske belastninger på kroppen. En ergonomisk udformet arbejdsstation forbedrer også komforten, og jo mere komfortabel en person er på arbejdet, jo mere produktiv vil han/hun være. Så uanset om en medarbejder arbejder på kontoret, hjemmefra eller på farten, er et sundt arbejdsmiljø vigtigt.

Hovedkriterierne for et "ergonomisk produkt" er brugervenlighed og tilpasning til de forskellige brugeres behov. IGR Institute of Health and Ergonomics har grundigt undersøgt Leitz-produkter, der er tildelt IGR-kvalitetsmærket. Da vi alle er forskellige størrelser og har forskellige kropsformer, skal en ergonomisk arbejdsplads være designet til at tilpasse den enkelte person. Vi ved, at ingen mennesker er ens, men alle fortjener lige gode arbejdsforhold! Derfor er det vigtigt at indrette en ergonomisk arbejdsplads fra starten som en del af introduktionsprocessen. For nye medarbejdere, der arbejder på kontoret, kan dette gøres ved hjælp af en ergonomisk vurdering på den første dag. 

For hjemmearbejdere er den ergonomiske vurdering lige så vigtig og skal sandsynligvis udføres på afstand. Dette kan gøres som en del af processen før start. På den måde kan yderligere rådgivning, støtte eller udstyr leveres i god tid inden startdatoen.

Sådan indretter du et ergonomisk hjemmekontor

Indretningen af hjemmekontoret bliver stadig vigtigere i takt med udbredelsen af fjernarbejde, så vi har lavet en tjekliste over de ting, der er nødvendige for at gøre et hjemmekontor ergonomisk sikkert og behageligt for en nybegynder.

Placering af skærme i øjenhøjde

En pc-skærm eller en bærbar computerskærm skal være hævet, så den står i en 90-graders vinkel i forhold til brugerens øjne. Det holder hovedet vandret og minimerer belastningen på nakken.

Nogle ting, du kan bruge til at forbedre skærmpositionen, er:

• Et stativ til bærbar computer til at hæve højden på skærmen med den bærbare computer "åben"
• En højdejusterbart monitor stand
• En højdejusterbar kontorstol

Støtte til håndled

Skader ved gentagne belastninger i håndleddet er et almindeligt problem for folk, der bruger meget tid på at bruge tastatur og mus. Risikoen kan mindskes ved at støtte håndleddene og forbedre armens stilling, mens man arbejder. 

Den mest behagelige og belastningsfrie position for dine arme og håndled er lige udad 90 grader fra kroppen. Hvis du holder håndleddet lige, forhindrer du akavede skrivevinkler og hjælper med at opretholde et højt præstationsniveau over længere tid. Dette kræver, at siddepositionen tilpasses til højden på skrivebordet. Dette kan opnås ved hjælp af:

• En højdejusterbar kontorstol
• Polstrede håndledsstøtter, der giver støtte, når du skriver på et tastatur
• Polstret musemåtte, der giver støtte, når du bruger en mus

Forbedring af kropsholdning og rygstøtte

I modsætning til hvad mange tror, er det ikke den bedste stilling at sidde oprejst ved skrivebordet hele tiden. Selv med støtte er det en belastning for din ryg og dine mavemuskler at holde dig lige. Du ønsker heller ikke at være foroverbøjet.

Hvis det er muligt, bør du sidde med ryggen i fuld kontakt med ryglænet. Dette vil støtte ryggen fuldt ud og give en tyngdeløs effekt, der reducerer trykket på rygsøjlen. Den mest afslappede og derfor ergonomisk mest ønskværdige siddestilling er en let tilbagelænet stilling på 90 grader. Dette kan opnås ved hjælp af:

• En kontorstol med vippefunktion
• Fodstøtter, der løfter benene lidt op, så dine ben- og rygmuskler slapper af

Hold dig aktiv

Et af de vigtigste principper for ergonomi på arbejdspladsen er, at man ikke bør sidde i én stilling for længe. Ved at holde regelmæssige pauser og bevæge dig rundt undgår du, at musklerne bliver trætte, eller at dele af kroppen bliver unødigt belastet. Samtidig fremmer bevægelse et godt kredsløb. Nøglen til en behagelig arbejdsstilling er variation: Du bør bruge 60 % af din arbejdsdag på at sidde, 30 % på at stå og 10 % på at bevæge dig rundt.

Ud over at stå op og forlade dit skrivebord er der også andre måder at være aktiv på, mens du arbejder. Nogle enkle løsninger omfatter:

• Skift mellem et siddende og et stående skrivebord. Det kan nemt lade sig gøre ved hjælp af en højdejusterbar konverter til stående skrivebord, så du kan hæve og sænke din arbejdsflade, mens du sidder og står. Du kan også tilføje en speciel sidde- og stå-balancestol, som kan hæves i højden, så du har noget at læne dig op ad, mens du arbejder stående
• Du kan også arbejde siddende på en yoga- eller gymnastikbold. Hvis du skifter fra din kontorstol til en yogabold i korte perioder, aktiverer du dine ben- og kropsmuskler, mens du arbejder
• Brug en fodstøtte med ankelvip. Den enkle handling at vugge fødderne frem og tilbage på en fodstøtte fremmer en god blodcirkulation i benene
• Leitz siddebolde og balancestole er designet til at give komfort og fremme bevægelse og kan være den perfekte løsning til din nye start

Hvad skal en personalehåndbog for nye medarbejdere indeholde?

Ud over at tage en ny medarbejder gennem en onboarding-proces er det også meget nyttigt at give dem alle relevante oplysninger i en håndbog til fremtidig brug. I betragtning af hvor meget der er at dække, ville det være urealistisk at forvente, at nogen kan huske alle de oplysninger, de har fået under onboarding.

Desuden er en medarbejderhåndbog en nyttig ressource til at dele alle de politikker, som en virksomhed er forpligtet til at have skriftligt.

Den nemmeste måde at offentliggøre en personalehåndbog på i dag er online, hvor alle medarbejdere har adgang til den. Som en del af onboarding-processen beder nogle virksomheder nye medarbejdere om at erklære, at de har læst håndbogen eller i det mindste specifikke politikker i den.

Her er en oversigt over, hvad du skal medtage i din personalehåndbog.

Sundheds- og sikkerhedspolitik

Dette er en vigtig politik, som er lovpligtig i mange lande. Som nævnt ovenfor bør sundhed og sikkerhed behandles under introduktionsprocessen. En skriftlig politik understøtter dette med en detaljeret forklaring på, hvordan du som arbejdsgiver vil arbejde for at beskytte medarbejdernes sundhed og velvære, hvad deres ansvar er, og hvem der er ansvarlig for hvad.

Eksempler på ting, der skal indgå i en sundheds- og sikkerhedspolitik, er:

• Brandsikkerhed og forebyggelse af brand, herunder evakueringsprocedurer
• Manuel håndtering og løft
• Førstehjælp og indberetning af ulykker
• At undgå farer (f.eks. snuble- og faldulykker, elektriske farer)
• Miljøkontrol
• Ergonomisk udformning af arbejdsstationer

Databeskyttelse og privatlivspolitik

Forordninger som GDPR gør det nu til et lovkrav, at virksomheder skriftligt skal redegøre for, hvordan de beskytter personoplysninger i hele virksomheden. Med strenge straffe for brud på privatlivets fred bør dette være et vigtigt fokusområde for uddannelse af medarbejdere.

Med flere og flere mennesker, der arbejder hjemmefra, er det endnu vigtigere, at forventninger og protokoller omkring databeskyttelse kommunikeres klart og effektivt. Det forhold, at et brud på datasikkerheden kan være forårsaget af en fejl begået af en person, der arbejder hjemmefra, er ikke et forsvar for en virksomhed.

En politik for databeskyttelse og beskyttelse af personlige oplysninger bør omfatte:

• Styring og ansvar i hele organisationen, herunder rollen som databeskyttelsesansvarlig (en stilling, der kræves i henhold til GDPR)
• Hvordan indsamling og lagring af personoplysninger vil blive minimeret til det absolut nødvendige
• Protokoller om beskyttelse af privatlivets fred og eksempler på bedste praksis
• Personalets forpligtelser
• Hvordan databeskyttelse overvåges og kontrolleres

Det er også vigtigt at huske, at databeskyttelse ikke kun handler om digitale systemer og data. Personlige oplysninger, der er udskrevet eller skrevet ned på papir, skal også beskyttes. Det er vigtigt at huske at medtage dette i politikkerne.

Et særligt potentielt smertepunkt, der skal overvejes, er bortskaffelse af papirarbejde, der indeholder følsomme oplysninger. En løsning er at kræve, at alle papirer, der ikke længere er nødvendige, skal makuleres i en makulator.

Politik for acceptabel brug

Acceptabel brug dækker den forventede adfærd ved brug af alt virksomhedens udstyr og systemer. Den fokuserer på it-aktiver, dvs. forventninger til brugen af virksomhedens mobiltelefoner, bærbare computere, e-mail, internet osv. Det kan være alt lige fra ikke at bruge enheder og konti til personlige formål til at udelukke forbudt internetindhold osv.

Andre vigtige virksomhedspolitikker

En personalehåndbog er et vigtigt opslagsværk for medarbejderne og bør indeholde så mange politikker, som du mener er nødvendige for at dække alle relevante dele af virksomhedens aktiviteter og organisation. Det kan f.eks. være:

• Adfærdskodeks, herunder virksomhedens politikker om stoffer og alkohol samt adfærd over for andre kolleger
• Vigtige oplysninger om ansættelsen, herunder løn, tidsregistrering, arbejdstid (inkl. fleksibelt arbejde, hvis det er relevant), ferie, sygeorlov og arbejdsmarkedsrelaterede ydelser
• Klage- og klageprocedurer
• Virksomhedens mission og vision for kulturen
• Politik for lige muligheder

Sidste ord

En vellykket onboarding er en proces på tværs af alle funktioner. Det er ikke kun HR's opgave, og det starter og slutter heller ikke med en it-ticket for at få oprettet en e-mailadresse til en nyansat. En vellykket start for en nyansat er en fælles indsats, som den ansættende leder skal stå i spidsen for.

Hvis du ønsker det allerbedste inden for kontorartikler og -udstyr, skal du ikke lede længere end til Leitz.